Kommunikation und Dokumente

Ein Eingang für alles, eine Akte für immer.

Mails, Nachrichten aus der Mieter-App und Dokumente landen dort, wo sie hingehören: beim Objekt, beim Vertrag, beim Ticket. Die KI liest mit, entscheidet aber nie allein.

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Ein Postfach für alle Beteiligten

Mieter, Dienstleister und Eigentümer in einem Eingang, jede Nachricht mit Objekt, Einheit und Ticket verknüpft. Antwortvorschläge und Terminvorschläge zur Bestätigung.

  • Aus einer Mail wird per Klick ein Ticket
  • Wiedervorlage, wenn keine Antwort kommt
  • Anhänge direkt in die Akte

Wer damit arbeitet: Property Management, Asset Management, Buchhaltung

LHLea HofmannWasserfleck im BadNWNordwind SoftwareNachtrag Nr. 2SASchindler AufzügeRechnung 2026-1183PSPraxis Dr. SommerSchranke ParkplatzMFMainkai Fonds IRückfrage QuartalsberichtTKTobias KernBegehung Checkliste Prenzlauer Höfe · WE 2.03 · Ticket 2041 Guten Morgen, seit dem Wochenende wird der Fleck an der Badezimmerdecke größer. Antwortvorschlag mit TerminDo 12.11.Fr 13.11.Mo 16.11. Frau Hofmann, Sanitär Krüger kommt am Freitag zwischen 8 und 10 Uhr.

KI-Prüfung mit Fundstelle

Verträge, Nachträge, Rechnungen und Prüfberichte werden ausgelesen. Jeder erkannte Wert zeigt seine Stelle im Dokument. Übernommen wird erst nach Ihrer Bestätigung.

  • Markierung im Original
  • Feld für Feld übernehmen oder ablehnen
  • Protokoll, wer was übernommen hat

Wer damit arbeitet: Asset Management, Property Management, Technisches Property Management, Buchhaltung

Nachtrag Nr. 2 1Die Mietfläche wird mit Wirkung zum 1. Januar 2027 um 210 m² erweitert. 2Die monatliche Nettokaltmiete beträgt ab dem 1. Januar 2027 29.260,00 EUR. 3Das Mietverhältnis wird bis zum 31. Dezember 2032 verlängert. 5 Änderungen erkannt1Mietfläche1.330 m²2Nettokaltmiete29.260 €3Vertragsende31.12.2032+ Option, IndexbasisAlle übernehmen

Dokumentenakte mit Volltext

Volltextsuche auch in Scans, Versionen und Kategorien. Ihr bestehendes Laufwerk wird übernommen, Dubletten werden erkannt, ein Gesamtexport ist jederzeit möglich.

  • Suche in allen Dokumenten, auch gescannten
  • Freigabe einzelner Dokumente für Mieter
  • Kein Lock-in: vollständiger Export

Wer damit arbeitet: alle internen Rollen

Mainkai OfficeAllgemeinMietverträgeTechnik und PrüfungenRechnungenPläne und FotosEigentümer Optionsrecht 5 Jahre Mietvertrag MV-2117… Optionsrecht auf weitere fünf Jahre gemäß § 4 …Nachtrag Nr. 1… zur Ausübung der Option bis 08 …Nachtrag Nr. 2… einmaliges Optionsrecht auf weitere fünf Jahre …Optionsangebot Entwurf… Ausübung der Option zum 31.03.2027 …
Fragen und Antworten

Was zur Mail-Anbindung gefragt wird.

Ihre Frage ist nicht dabei?

Moritz BierGeschäftsführer, beantwortet Fragen persönlich+49 69 975 240 22moritz@rmb.devDemo vereinbaren
01Wohin gehen unsere Daten bei der KI-Auslesung?
Hosting und KI-Betrieb liegen in Deutschland. Es gehen keine Daten an US-KI-Anbieter, und Ihre Daten trainieren kein fremdes Modell.
02Funktioniert das mit Outlook?
Ja. Microsoft 365 und Outlook sind angebunden, Fristen können in Ihren Kalender übernommen werden.
03Wie wird die Mail-Anbindung eingerichtet?
Gemeinsam mit Ihrer IT: Sie geben die Plattform in Microsoft 365 frei und legen fest, welche Postfächer verbunden werden. Danach erscheinen neue Mails im Postfach der Plattform.
04Können wir gemeinsame Postfächer anbinden?
Ja. Gemeinsame Postfächer wie service@ oder rechnungen@ ebenso wie persönliche Postfächer, jeweils mit eigenen Rechten.
05Wer sieht welche Mails?
Die Rechte richten sich nach Kunde, Mandat und Objekt. Wer ein Objekt nicht betreut, sieht dessen Mails nicht.
06Gehen Antworten aus unserem Postfach raus?
Ja. Antworten werden über Ihr angebundenes Postfach versendet, Mieter und Dienstleister sehen Ihren gewohnten Absender.
Weitere Bereiche

Alles hängt zusammen

Bereich 01

Steuerung & Berichte

Tagesbriefing, Führungs-Dashboard über alle Mandate, Fragen an das Portfolio in normaler Sprache und Eigentümerberichte mit KI-Entwurf und Belegen.

Ansehen +Bereich 02

Portfolio & Mietverträge

Kunden und Mandate, digitale Objektakte, Flächen nach gif MF/G, Mietverträge mit Optionen und Staffeln, Indexmiete nach VPI und Leerstandsmanagement bis zum LOI.

Ansehen +Bereich 03

Aufgaben, Tickets & Fristen

Aufgabenboards für Team und Objekt, Ticketsystem mit SLA und Dienstleistern, automatische Fristen aus Verträgen und eine Übergabe für die Vertretung.

Ansehen +Bereich 04

Technik & Begehung

iPad-Begehung mit Grundriss, Fotos und Sprachnotiz, Wohnungsübergabe mit Unterschrift, Anlagenregister und Prüfpflichten nach BetrSichV und DGUV.

Ansehen +
Nächster Schritt

Sehen Sie sich die Plattform in 90 Minuten an.

In der Demo gehen wir Ihre typischen Vorgänge durch, vom Schaden in der Mieter-App bis zur freigegebenen Rechnung. Danach wissen Sie, welche Module Ihr Bestand braucht.

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